Acquisti e supply management. E Domani?

Articolo di Alessio Paša. 22 luglio 2019 Alessio Paša si occupa dello sviluppo commerciale di ADACI Formanagement Srl SU, società specializzata in formazione, consulenza e servizi accessori in ambito Acquisti e Supply Management, controllata da Adaci, l’Associazione Italiana di riferimento dei professionisti degli Acquisti e del Supply Management.

L’evoluzione nel prossimo futuro della funzione acquisti e supply management sarà contraddistinta da alcune caratteristiche comuni a quella che conoscerà ogni altro ente aziendale: risorse umane, amministrazione e finanza, progettazione, produzione o erogazione di un servizio, qualità, controlling, etc…
In primo luogo, caratteristiche di natura endogena, tra le altre la sempre più profonda digitalizzazione dei processi e la necessità della iper-specializzazione del personale sia dirigente sia operativo e, contestualmente, di natura esogena come la crescita dell’attenzione verso gli stakeholder esterni, soprattutto sociali, e il sempre maggior coinvolgimento nelle dinamiche del mercato cliente finale.
Questo è ciò che noi riteniamo possa accadere anche alla funzione acquisti e supply management, con alcune peculiarità tipiche di questo ambito:

1. La digitalizzazione dei processi interni e, soprattutto, di quelli che supportano la relazione e la comunicazione con il mondo dei fornitori;
2. L’applicazione intensiva ed estensiva dell’intelligenza artificiale, sia dove sono presenti processi complessi (risk management, pianificazione e programmazione, marketing d’acquisto, valutazione ex-ante ed ex-post dei fornitori, comparazione proposte e offerte economiche, calcolo del TCO, etc.), sia dove esistano serbatoi di dati di grande e grandissima dimensione (dati sui prezzi, notizie sulla congiuntura economica e di mercato, informazioni finanziarie, economiche e commerciali sui fornitori, etc.);
3. Il riconoscimento della rilevanza in azienda della funzione non solo nell’apporto economico e finanziario, ma nella creazione di qualità e di vantaggio competitivo sul mercato cliente;
4. La diffusione della funzione acquisti e supply management, in forma strutturata e organizzata, presso le PMI;
5. La trasformazione dei profili degli addetti, delle figure con maggiore responsabilità e dei manager.

1. La digitalizzazione

In questo ambito esiste una consolidata tradizione di strumenti e di capacità che, nel prossimo futuro, conosceranno una sempre maggiore estensione. Tutte le aree funzionali nelle quali sarà possibile applicare sistemi digitali saranno progressivamente coperte.
Se oggi è ormai normale gestire la trasmissione dei documenti da e per i fornitori attraverso portali di fornitura, domani la digitalizzazione sarà lo standard nei processi di pianificazione e di budgeting, nella gestione dei KPI di misurazione dell’efficacia della funzione, nei sistemi di valutazione preventiva e consuntiva dei fornitori e, in linea generale, in tutte le fasi dei processi attivati per l’acquisizione di beni, servizi, prestazioni e lavori.
La presenza, già ora piuttosto diffusa, delle piattaforme di gestione degli acquisti dalla programmazione sino alla fatturazione, diverrà generalizzata, anche presso le aziende di piccola e media dimensione. Si prevede, pertanto, uno sviluppo verticale della digitalizzazione su tutti i processi attivi e una estensione orizzontale presso aziende di ogni dimensione e appartenenti a tutti gli ambiti di attività economica.

2. Intelligenza artificiale

Per molti la notizia non rappresenta una novità, ma di sicuro le applicazioni dell’intelligenza artificiale riserveranno grandi sorprese, poiché la sua azione in regime di autoapprendimento potrà condurre a risultati che oggi immaginiamo con difficoltà.
Oggi, per esempio, è possibile, partendo dai dati relativi ai fornitori, ai contratti di acquisto emessi e alle fatture ricevute, ottenere un’accurata analisi della spesa e, sulla sua base, costruire la classificazione merceologica ad uso acquisti.
Nel domani più prossimo, in virtù dei processi di auto-ottimizzazione, tipici dell’intelligenza artificiale, il sistema provvederà a modificarla quando sarà utile e, soprattutto, come necessario.
Si pensi al budget degli acquisti e all’infinità di dati che potrebbero essere ricercati e analizzati per realizzarlo.
E si pensi a uno strumento che non solo cerca e seleziona dati saccheggiando tutte le banche dati disponibili, ma li ordina, li organizza e li presenta nella forma adeguata, e che riflette - se questo termine possiamo pensarlo applicabile a una macchina - sul modo più corretto di definire un prezzo standard, sull’algoritmo migliore da usare per calcolare con maggiore certezza l’andamento di una variabile di prezzo nell’unità di tempo a venire.

3. L’impatto sul mercato cliente

Oltre alla crescita dell’importanza delle scelte degli acquisti e del supply management sullo status e sulle performance finanziarie dell’azienda, è in pieno sviluppo la connessione con le dinamiche del mercato cliente. Se è vero che da sempre si vende anche ciò che si compra, nel futuro questa locuzione sarà ancora più assertiva, l’anche scomparirà, persino nelle aziende del terziario, dove il legame tra acquisti e attività svolta per la clientela è in genere meno diretto.
Nell’industria manifatturiera questo approccio, infatti, è parte del sentire comune da molto tempo; materia prima e componenti costituiscono non solo la quota maggiore dei costi di produzione, ma anche il driver di qualità e di affidabilità dell’output finale. Mentre, per esempio, in una banca, un’assicurazione, un ospedale, una casa di riposo, la rilevanza maggiore viene di norma attribuita alla forza lavoro erogante il servizio oppure a chi ne progetta le modalità.
Nel tempo sarà il mercato cliente a guidare in modo esclusivo le scelte degli acquisti, così come le innovazioni e le buone idee raccolte dagli acquisti sui mercati contribuiranno al successo della prestazione aziendale sui mercati di vendita.
Gli strumenti di area VAVE (Value Analysis Value Engineering), adesso prevalentemente utilizzati in area manifatturiera, conosceranno una straordinaria diffusione, soprattutto presso le società di servizi che prevalentemente, anche per la continua spinta delle politiche di outsourcing, acquistano a loro volta servizi e prestazioni. Il VAVE da un lato migliora il bilancio tra qualità, affidabilità, performance e costi e, dall’altro lato, permette di offrire alla produzione (di beni) o all’erogazione (di servizi) atout qualitativi di grande peso: sia per la penetrazione commerciale su nuovi clienti, sia per il consolidamento di quelli esistenti, sia, in generale, per la crescita dei margini di contribuzione.

4. La diffusione della funzione presso le PMI

In virtù del peso decisivo degli acquisti e del supply management per l’assetto finanziario e per il mercato cliente, la soglia dimensionale al di sopra della quale l’azienda attualmente si dota di un apparato specializzato è sempre più bassa.
Sino a non molti anni orsono, anche in società di centinaia di dipendenti e con decine di milioni di euro di fatturato, gli acquisti erano gestiti dagli enti tecnici e/o dalla direzione generale e/o dalla proprietà stessa; oggi non è infrequente il caso di imprese di cento dipendenti e con un fatturato di 10 o 15 milioni di euro che abbiano stabilmente una risorsa completamente dedicata alle attività di approvvigionamento. Si stima che nel prossimo futuro questo processo diventerà generalizzato e che le aziende che avranno almeno un buyer a tempo pieno saranno sempre di più.

5. L’evoluzione dei profili professionali della funzione

Una vera rivoluzione è attesa nella profilazione delle risorse umane impiegate nella funzione, le quali dovranno essere in grado di gestire la digitalizzazione totale dei processi e l’impostazione e l’output dei sistemi di intelligenza artificiale, in un regime di piena integrazione con le esigenze finanziarie e con il posizionamento sui mercati di vendita. Avremo buyer capaci di interpretare i risultati del lavoro automatico degli apparati informatici e di intervenire quando utile e proficuo, e responsabili e manager in grado di conoscere in anticipo, in regime di un obbligatorio e continuo early involvement con gli enti produttivi e commerciali, i fabbisogni dei consumatori o, nell’ambito B2B, delle aziende clienti, allo scopo di orientare tempestivamente l’azione della funzione acquisti. La risorsa umana attiva negli approvvigionamenti sarà connotata da una spiccata multivalenza professionale, un elemento in grado di agire come smaliziato utente informatico, esperto di supply chain finance, conoscitore dei mercati di vendita e, naturalmente, profondo conoscitore dei contenuti tecnici dei beni e dei servizi da acquisire, nonché capace di padroneggiare le criticità del commercio internazionale, della contrattualistica evoluta e, infine, di essere un buon negoziatore. Una figura complessa per la quale sarà indispensabile pensare a percorsi di istruzione, di formazione e di qualificazione estremamente evoluti.

E dopodomani? Quale futuro per la funzione alla fine del XXI secolo? Domata la forza dirompente dell’intelligenza artificiale e, in generale, dei sistemi informatici, immersi completamente nelle logiche finanziarie e di mercato, l’incaricato degli acquisti e del supply management sarà prevalentemente occupato a gestire relazioni interpersonali e sociali, sia all’interno sia all’esterno dell’azienda, con una pletora sempre più ampia di stakeholder di varia e diversa natura.
Alla porta di quello che qualche nostalgico si ostinerà a chiamare l’ufficio acquisti busseranno in primo luogo i guardiani dell’ambiente, della sicurezza, del benessere, dell’armonia collettiva, della felicità della comunità e, dopo, solo quando saranno state affrontate e risolte incombenze sociali di ogni genere, sarà il turno del progettista che richiede una campionatura, dell’ente richiedente che sollecita una consegna (che il sistema automatico di expediting non è riuscito a gestire correttamente) o del direttore commerciale che è alla ricerca di nuove idee.
Funzione acquisti, dunque, come luogo sociale di cerniera tra gli enti interni e tra l’azienda e gli stakeholder esterni, come momento nel quale si riflette soprattutto sulle modalità migliori per accontentare tutti, e, dunque, risorse capaci di risolvere problemi di altissima complessità. Per questi motivi avrà enorme importanza l’organizzazione delle risorse, ovvero l’impianto strutturale dei ruoli, degli incarichi e dei link funzionali tra le diverse risorse. In team sempre più flat la dinamica organizzativa sarà determinante. Prevediamo che la consulenza organizzativa conoscerà uno sviluppo potente, poiché solo organismi perfettamente e armonicamente definiti saranno nelle condizioni di assolvere ai compiti, soprattutto sociali, richiesti.