I ruoli di staff della funzione acquisti e supply chain

Alessio Paša si occupa dello sviluppo commerciale di ADACI Formanagement Srl SU, società specializzata in formazione, consulenza e servizi accessori in ambito Acquisti e Supply Management, controllata da Adaci, l’Associazione Italiana di riferimento dei professionisti degli Acquisti e del Supply Management.

Un’immagine tratta dalla mitologia militare attribuisce al buyer e al category manager il ruolo di “truppe al fronte” e allo staff acquisti quello di “supporto logistico di retrovia”. Si tratta di una metafora che coglie con esattezza la questione: l’attività del buyer e del category non sono possibili se non in virtù dell’assistenza del lavoro di chi non è direttamente impegnato nelle operazioni di sourcing. E, se questo assunto è sempre stato valido, oggi lo è ancora di più, poiché le funzioni di staff sono quelle che possono, prima ancora dell’avvio del processo d’acquisto, creare le condizioni affinché esso sia proficuo ed efficiente. In questo articolo discuteremo del ruolo e degli obiettivi dei componenti di staff della funzione e proveremo a individuare i profili attitudinali e di competenza di questi professionisti degli acquisti.

1. Il ruolo di staff - Una definizione

Coloro i quali, all’interno della funzione acquisti, svolgono in modo univoco, complementare o supplementare, una attività non connessa con la conduzione e la conclusione del processo d’acquisto, dove esso viene inteso come la successione delle fasi della richiesta di offerta, della scelta del fornitore e della trattiva commerciale propedeutica all’emissione del contratto d’acquisto. Da un altro punto di vista l’operatività di staff è quella che resta avulsa dal contatto, dalla gestione e dalla negoziazione, sia con il cliente interno sia con il fornitore. In termini estremamente semplici, forse persino eccessivamente lapidari, l’addetto di staff è colui il quale non compra, ma aiuta a comprare.

2. I terreni di competenza dei ruoli di staff

Le materie definite di staff sono riconducibili a 4 aree:

• Area 1. Fondamenti, compliance e contrattualistica
• Area 2. Processo d’acquisto
• Area 3. Strumenti complementari
• Area 4. Operatività

Di queste, riportiamo in calce un dettaglio funzionale.

3. L’esecuzione delle attività di staff

Quanto elencato nel precedente paragrafo, delimitante i campi di azione definibili “di staff”, sono pratiche abitualmente svolte dai buyer e dai category.
Ciò, benché sia senz’altro abituale e diffuso, non modifica la loro caratterizzazione di attività non direttamente pertinenti il processo d’acquisto.

Quale esempio, si pensi allo “scouting attivo”, attività che può infatti essere svolta dal buyer e dal category senza perdere la sua classificazione di attività di staff.
Nelle aziende di media e piccola dimensione gli incarichi di staff sono gestiti direttamente dai buyer e dai category, mentre nelle organizzazioni acquisti di più grandi dimensioni questi ruoli sono prevalentemente allocati presso risorse o dipartimenti specializzati, che offrono i loro servizi sia su richiesta dei buyer e dei category, sia in ordine alla realizzazione di progetti acquisti di fonte direzionale. Di norma, il fatto che il buyer e il category svolgano in proprio i compiti di supporto dipende semplicemente dal fatto che non sono previsti in organigramma figure specializzate per lo svolgimento di questi lavori di assistenza. Si osserva, comunque, che, non appena la dimensione e la rilevanza della funzione acquisti lo consenta, si tende a concentrare i ruoli di staff su figure che non operano, se non incidentalmente, sul processo d’acquisto.
Questo rilievo è significativo, poiché da esso si evince che, per interpretare i ruoli di assistenza alla linea di fronte acquisti, sia più utile la competenza procedurale anziché quella merceologica.
Si pensi alla realizzazione del breakdown dei prezzi e alla determinazione del costo totale di fornitura. In merito, è pensiero diffuso che il category, esperto del gruppo merce, sia il più titolato per svolgere al meglio queste analisi. Chi, infatti, meglio di questo professionista, è nelle condizioni di valorizzare appieno e correttamente le componenti del prezzo e di calcolare i costi indiretti della “sua” fornitura? Questa considerazione è senz’altro vera, ma non tiene conto del limite costituito dalla limitata conoscenza da parte del category delle fonti di informazioni dei prezzi, delle nuove metodologie di analisi dei prezzi a mezzo software dedicati, dei risultati, soprattutto in materia di total cost, raggiunti presso altre aziende, altri istituti e altri enti per beni e servizi simili o similari.
Lo specialista di analisi costo approfondisce le metodologie, le compara con quelle di altri esperti, è informato delle innovazioni, frequenta convegni dedicati, legge libri e articoli sull’argomento. In altre parole, la sua specializzazione permette di conseguire un alto standard di risultato, che potrà ulteriormente essere innalzato se la collaborazione con il category titolare della fornitura consente allo specialista di ottenere informazioni complete sul bene e sul servizio necessarie per lo sviluppo analitico.

4. I profili degli addetti di staff

La configurazione attitudinale dello specialista di staff completamente dedicato a uno o più incarichi di supporto acquisti è significativamente differente da quello del buyer e del category.

Area 1
Fondamentali, compliance e contrattualistica

1. Profonda conoscenza dei contenuti delle materie (ad es.: possesso di una laurea in legge, oppure esperienza diretta in ambito sicurezza, o ambiente o CSR)
2. Conoscenza approfondita del processo d’acquisto (è preferibile si tratti di addetti con un curriculum almeno quinquennale come buyer o category)
3. Flessibilità e capacità di mediazione tesa a rendere fruibili nel processo d’acquisto gli strumenti di natura legale, assicurativa, normativa, di sicurezza, ambientale di CSR.

Area 2
Processo d’acquisto

1. Dotato di conoscenze informatiche di livello superiore, il soggetto deve padroneggiare l’ERP aziendale ed ogni applicativo ad esso connesso
2. Conoscenza approfondita del processo d’acquisto (è preferibile si tratti di addetti con un curriculum almeno quinquennale come buyer o category)
3. Padronanza della lingua inglese, sia scritta sia orale.

Area 3
Strumenti complementari

1. Forte propensione alla ricerca e in grado di progettare modelli di analisi alternativi e di costruirne di nuovi per fabbisogni insorgenti
2. Abile nell’uso del web per rintracciare documenti, articoli, informazioni e notizie
3. Buon conoscitore della lingua inglese, sia scritta sia orale
4. Consapevole delle criticità del processo d’acquisto dell’azienda per la quale opera e pertanto capace di anticipare le esigenze dei suoi colleghi di linea operativa
5. Dotato di conoscenze matematiche sufficienti per creare algoritmi e matrici di calcolo. Preparazione equiparabile, al minimo, a quella di un diplomato al liceo scientifico, o, per una maggiore padronanza degli strumenti matematici, di un laureato almeno triennale in ingegneria o statistica
6. Dotato di conoscenze informatiche di livello superiore, soprattutto nell’uso di Excel e di applicativi di natura matematica.

Area 4
Operatività

1. Conoscenze amministrative di base: fatturazione passiva, acconti, stati avanzamento lavori, etc
2. Conoscenze logistiche di base: principi di expediting, trasporti, magazzino, movimentazione interna
3. Conoscenze di processo d’acquisto: tecnica del call-off, riacquisti, acquisti di basso valore, micro prospezioni di mercato
4. Attitudine alla negoziazione e alla mediazione.

^ Dettaglio funzionale delle materie definite di staff.

• Codice etico
• Carta dei servizi offerti dalla funzione acquisti
• Congruenza con le compliance legislative e normative
• Sicurezza
• Sostenibilità ambientale
• Corporate Social Responsibility

• Creazione, aggiornamento e revisione dei format contrattuali, delle condizioni generali e speciali di acquisto
• Guida alla gestione dei contenziosi e dei danni
• Contratti di assicurazione dei fornitori.

• Scouting nuovi fornitori
• Valutazione preventiva
• Qualificazione fornitori
• Gestione albo fornitori
• Valutazione consuntiva delle performance
• Valutazione periodica dello status economico, finanziario e commerciale dei fornitori

• Pianificazione
• Budget
• Creazione, aggiornamento e revisione dei format di RfI, RfP e RfQ
• Strumenti di comparazione delle offerte
• Procedure di preparazione tecnica alla trattativa

• Portali di fornitura
• Albo fornitori in web application
• Piattaforme di gestione delle offerte fornitori, delle fatture e della documentazione fornitori
• eCatalog
• eAuction
• Applicativi per la reportistica, cruscotti di BI.

• Breakdown dei prezzi
• Total Cost of Ownership
• Analisi del Valore
• Posizionamento
• Benchmarking
• Risk management

• Misurazione dell’efficienza e dell’efficacia della funzione acquisti
• Misurazione della soddisfazione dei clienti interni
• Misurazione della soddisfazione dei fornitori
• Tableau du bord di trattativa.

• Data entry
• Interfaccia amministrativa
• Ordini di limitato valore
• Call-off da contratti d’acquisto
• Assistenza segretariale

• Stati di avanzamento lavori
• Expediting
• Ricezione non conformità
• Irregolarità di fatturazione passiva.