Stima dei costi degli acquisti a prezzi di mercato

Nell’articolo L’importanza di una misura dei costi unitari di prodotto è presentato un sistema che consente anche ad una impresa mediamente strutturata di calcolare una misura per Categoria di prodotto di vendita, sia dei suoi costi unitari effettivi, sia dei costi unitati di mercato, basati su prezzi di acquisto di mercato. Il calcolo dei costi unitari effettivi è sostanzialmente una procedura di calcolo basata sui dati (valori e quantità) di acquisto dell’impresa, reperibili dal suo sistema informativo. Più complesso è il calcolo dei costi unitari di mercato. La complessità non è data tanto dalla diversa disponibilità dei prezzi di mercato delle commodity acquistate, quanto dalla possibilità di abbinare i prodotti acquistati dall’impresa con i prezzi di mercato disponibili nel sistema informativo PricePedia. Questo articolo descrive il metodo sviluppato da PricePedia che consente di fare questo abbinamento.

L'origine del problema

PricePedia rileva mensilmente il prezzo europeo di oltre 500 commodity, coprendo tutti i mercati delle materie prime e beni di base, dall’energia alle materie plastiche, dai metalli alla carta e legno, dagli alimentari ai prodotti chimici. La fonte informativa sono i flussi doganali di merci dei 27 paesi dell’Unione Europea. Questa fonte consente di calcolare un prezzo per tutti i beni che sono oggetto di scambi significativi tra i paesi dell’Unione e verso i paesi partner extra-UE. Naturalmente, dato un codice identificativo dei prodotti che transitano la frontiera, è possibile calcolare un prezzo rappresentativo di quel prodotto solo se la dispersione dei prezzi per i flussi considerati è relativamente contenuta. Il prezzo doganale può essere, ad esempio, facilmente calcolato per i coils di acciaio laminati a caldo perché i prezzi associati ai flussi di questi beni hanno una dispersione molto contenuta. Non può essere, invece, calcolato, se non con algoritmi statistici complicati, per prodotti complessi come le automobili o le lavastoviglie, perchè la dispersione dei prezzi doganali di questi prodotti è molto elevata.
Prezzi "robusti” di fonte doganale posso essere, quindi, calcolati solo per una parte degli oltre 8000 codici doganali di cui è composta la Nomenclatura Combinata, ossia quelli che hanno una dispersione di prezzo contenuta. Inoltre, i prodotti acquistati dall’impresa possono essere codificati in modo non compatibile con i codici delle Nomenclatura Combinata doganale, imponendo un raccordo tra la codifica per prodotto degli acquisti aziendali con quella usata per codificare i prezzi di mercato.

Quindi il problema è duplice. Da un lato è necessario creare un abbinamento merceologicamente e economicamente significativo tra la classificazione per prodotto degli acquisti dell’impresa e la codifica utilizzata per i prezzi di mercato; dall’altro è necessario calcolare un prezzo di mercato realistico per tutti i codici acquistati, anche per quelli associati a prodotti complessi, i cui prezzi sono dispersi e non possono essere rilevati dai flussi doganali.

La soluzione sviluppata nel progetto Procurement Intelligence PricePedia

La soluzione sviluppata nel progetto Procurement Intelligence PricePedia consiste nel: 1) raggruppare gli acquisti in Famiglie di acquisti, omogenee in termini di breakdown di costo; 2) effettuare una analisi di scomposizione dei costi per ciascuna Famiglia e calcolare il relativo Should Cost.

Tramite la Cost breakdown analysis^[1], il prezzo di ciascun acquisto può essere scomposto in una lista di cost driver con associato un peso, la cui somma deve essere 100. I cost driver devono essere definiti facendo riferimento ai fattori produttivi per cui si dispone un prezzo di mercato. L'aggregazione pesata dei prezzi dei diversi cost driver consente di ottenere quello che è conosciuto come Should Cost, ossia il costo che l’impresa dovrebbe ragionevolmente pagare per l'acquisto del bene o servizio analizzato.

La dinamica dello Should Cost di un bene complesso fornisce una valutazione delle variazioni del suo prezzo di mercato.

Se si confrontano le dinamiche dei costi di prodotto effettivamente sostenuti dall’impresa con i corrispondenti Should Cost si può avere una misura della capacità o meno dell’impresa di gestire le spinte di costo provenienti dai fornitori.

L’analisi di scomposizione dei costi può essere fatta a diversi livelli di dettaglio e precisione. Più dettagliata e precisa è questa analisi e maggiormente gli should cost calcolati rappresentano i veri prezzi di mercato. Naturalmente questa analisi ha un costo. Essa merita di essere dettagliata e precisa solo per poche merceologie di acquisto, ossia quelle maggiormente in grado di incidere sulla redditività dell'impresa. Per molti altri acquisti, il cui singolo importo è limitato ma che, una volta aggregati, rappresentano una quota significativa dei costi aziendali, l'analisi di scomposizione può essere fatta approssimando i vari calcoli e cercando un punto di equilibrio tra i costi di eventuali approfondimenti e i benefici ottenibili in termini di precisione dell’intero sistema.

La soluzione PricePedia di raggruppare gli acquisti per Famiglie omogenee per struttura di costi è altamente flessibile. Le Famiglie possono, infatti, essere definite in modo molto stretto, tanto da coincidere con un solo specifico codice di acquisto. Alternativamente, le Famiglie possono essere definite in modo più ampio, tanto da raggruppare una pluralità di prodotti, purchè questi risultino omogenei in termini di struttura di costo.

Seguendo questa metodologia, per ciascuna Famiglia è sviluppata un’analisi di scomposizione in cost driver rappresentati dai codici prodotto PricePedia. Aggregando i prezzi PricePedia con i pesi ottenuti dall’analisi di scomposizione, è quindi possibile calcolare per ogni Famiglia di acquisto un indice di prezzo che misura la dinamica dei relativi Should Cost, ossia dei prezzi di mercato dei beni inclusi nella Famiglia. Naturalmente se la Famiglia coincide con un solo codice di acquisto o con pochi codici di acquisto molto omogenei (ad esempio, lamiere rivestite in plastica di spessori diversi) e l’analisi di scomposizione è effettuata in modo molto rigoroso, la misura dei prezzi di mercato per questi codici di acquisto sarà molto precisa. Viceversa, se la Famiglia raggruppa molti codici prodotto con bassa omogeneità nella struttura di costo (questo potrebbe essere il caso delle pompe per liquidi) e l’analisi di scomposizione è fatta in modo relativamente approssimato, la misura dei prezzi di mercato per i codici di acquisto inseriti in questa Famiglia sarà soggetta ad un errore di misura non marginale. Tuttavia, questo approccio statistico, e non contabile^[2], consente di ottenere sistemi informativi largamente in grado di supportare i processi decisionali dell’impresa.

Il problema della precisione dei risultati può essere visto in modo dinamico

La metodologia Procurement Intelligence PricePedia consente di procedere per cicli successivi di perfezionamento del sistema, andando a qualificare sempre meglio le diverse Famiglie e approfondendo l’analisi della loro scomposizione di costi.

Un caso pratico

Di seguito sono riportati i prezzi per le Famiglie di acquisto definite nell'ambito dell'analisi dei costi dell'impresa di meccanizzazione agricola oggetto dell'analisi descritta nel già citato articolo L’importanza di una misura dei costi unitari di prodotto.

 
I risultati riportati nella tabella dipendono crucialmente dalla struttura di costo associata alle diverse Famiglie. Ad esempio, la tipologia di prodotti contenuti nella Famiglia "Prodotti in acciaio al carbonio" ha un unico cost driver rappresentato dal prezzo dell'acciaio al carbonio. Esso riflette quindi la dinamica del prezzo di questo acciaio. Viceversa, la struttura di costo associata alla Famiglia "Prodotti in acciaio forgiato" ha 3 cost driver, rappresentati dal prezzo dell'energia, dell'acciaio e del costo del lavoro. I tassi di variazione dei costi unitari di questa Famiglia risultano, quindi, una media dei tassi di variazione dei prezzi associati ai tre cost driver. Questa può essere considerata un prima inizializzazione del sistema, da poter perfezionare in cicli successivi.

Conclusione

Attraverso la definizione di Famiglie che includono acquisti di beni e servizi omogenei in termini di struttura di costi, la piattaforma Procurement Intelligence PricePedia consente di calcolare, per ciascuna famiglia, la variazione dei suoi costi unitari. Il calcolo riguarda i costi annui sia effettivi che a prezzi di mercato, basati cioè sulla distribuzione temporale effettiva degli acquisti e come media semplice dei prezzi nei diversi mesi. In questo modo l'impresa ha a disposizione tutte le informazioni necessarie per valutare l'efficacia del proprio processo di acquisto a livello di Famiglie di acquisto.
La definizione delle Famiglie e il raccordo tra queste e i prezzi PricePedia sono la base per formulare facilmente uno scenario di previsione della dinamica futura dei costi unitari per le diverse Famiglie di acquisto.