Dai dati alle decisioni: il caso dell’ufficio acquisti

Una delle certezze della teoria e pratica di management è l'importanza di informazioni pertinenti per supportare i processi decisionali. Informazioni pertinenti sono, infatti, una risorsa chiave per i manager. Esse consentono di ridurre l'incertezza e aumentano le probabilità di successo delle decisioni prese. Consentono inoltre di identificare potenziali minacce e opportunità in anticipo e di migliorare la gestione dei rischi.
Informazioni pertinenti ad un processo decisionale possono essere ottenute in vari modi:

1. copertura mediatica: include articoli, reportage e analisi provenienti da giornali, televisione, siti web di notizie e riviste specializzate;
2. documentazione specializzata: accesso a studi di settore, report di ricerca, pubblicazioni accademiche e documenti ufficiali;
3. interazioni con addetti ai lavori: conversazioni, interviste e scambi di opinioni con esperti del settore, colleghi e professionisti;
4. feedback dei clienti: recensioni, sondaggi, feedback diretti e studi di mercato che riflettono le esperienze e le opinioni dei consumatori;
5. analisi di dati: raccolta, elaborazione e interpretazione di dati quantitativi e qualitativi, utilizzando strumenti di analisi dati e software di business intelligence.

Tra i diversi modi elencati, l'analisi di dati quantitativi è quello che sta diventando sempre più efficiente, riducendo i suoi costi, grazie alla crescente disponibilità di dati e allo sviluppo di strumenti di analisi di facile apprendimento e d'uso. Questo vale per i dati di fonte interna alle imprese, ma soprattutto per quelli di fonte esterna, che stanno vivendo una fase di forte sviluppo. Nel caso delle fonti esterne, è fondamentale la chiarezza della fonte dei dati, dei fatti di cui essi sono una misura, della qualità di questa misura. E' evidente che se non sono chiari i fatti a cui si riferiscono i dati oppure essi sono misurati in modo approssimativo, le informazioni che possono essere estratte dalla loro elaborazione saranno poco utili e potrebbero portare e decisioni sbagliate.

Il processo decisionale basato sui dati e sullo loro analisi è spesso definito data-driven decision making (DDDM). L'infografica che segue riporta una rapresentazione di questo processo. Esso consente di passare dai dati alle decisioni, passando per la loro analisi, l'estrazione delle informazioni rilevanti e la loro valutazione, arrivando infine alla fase decisionale vera e propria. Questo processo può coinvolgere molti soggetti con competenze specialistiche oppure pochi soggetti con competenze plurime.

La raccolta dei dati, la loro analisi e l'estrazione delle informazioni pertinenti può essere più o meno efficace in funzione di quanto sono chiari e condivisi le caratteristiche e gli obiettivi della decisione. Nel caso di commodity, semilavorati o componenti acquistati da un ufficio acquisti, i possibili processi decisionali, basati su informazioni estratte dai prezzi, sono:

1. la scelta di quando e quanto acquistare (timing degli acquisti);
2. la definizione degli obiettivi raggiungibili in fase di negoziazione con il fornitore;
3. le indicazioni di costo da fornire alla direzione dell'impresa per supportare le sue politiche di prezzo;
4. la definizione dei budget degli acquisti;
5. la valutazione dei fornitori.

Per ciascuno di questi casi è importante definire quali misure di prezzi possono essere utili, il processo attraverso cui estrarre le informazioni pertinenti e la modalità di utilizzo per migliorare i risultati delle decisioni. Questa analisi sarà oggetto di successivi articoli, ciascuno dedicato ad uno specifico processo decisionale.